Gmail Filtre Nasıl Kullanılır ?

Gmail’de bir filtre oluşturmadan önce bu bilgileri mutlaka okuyunuz. Bu makale, Gmail filtrelerinin bir kullanıcı tarafından e-postalarını mümkün olan en iyi şekilde yönetmek için bu filtreleri nasıl oluşturabileceğini anlatmaktadır.

İPUCU: Gmail filtreleri, e-postalarınızı arşivlemek, silmek, otomatik olarak yönlendirmek, maillerinize yıldız eklemek vb. görevler için seçtiğiniz klasöre yönlendirmenizi sağlamaktadır.

Maillerinizi yönetmek konusunda disiplinli çalışan kişilerden biriyseniz, Gmail’in filtreleme özelliği işinize çok yarayacaktır. E-maillerinizi yönetmeye karar verdiğinizde gelen kutusundaki binlerce okunmamış e-posta gözünüzü korkutabilir. Gmail, kullanıcılarının diğerlerinden daha önemli olan e-postaları ayırmalarını kolaylaştıran belirli filtrelere sahiptir. 

Gmail Filtre Nedir ?

Gmail’deki filtreler genellikle e-postalarınızı gelen kutunuza geldiğinde, yeniden yönlendirmenize olanak tanıyan otomasyon kurallarıdır. Bu da sizi e- postaları manuel olarak sıralama ve yönetme zahmetinden kurtarır. 

Gmail filtrelerinin temel amacı, kullanıcının belirli bir göndericiden belirli bir e-postayı doğrudan ayrı bir gelen kutusuna veya hatta bu konuda doğrudan çöp kutusu klasörüne yönlendirmesine yardımcı olmaktır. Aynı zamanda önemli işaretlerle birlikte farklı tür ve renklerde etiketler eklemek için filtreleri de kullanabilirsiniz. Bu yöntem, genel olarak, önemli olmayan e-postaların yönetimiyle birlikte gelen tüm stresten kurtulmanızı sağlayabilir. Filtreleme ile sadece çok önemli olan e-postalara odaklanmış olursunuz. 

Gmail Filtre Nasıl Oluşturulur? 

    Gmail filtre oluşturmanın birkaç yolu bulunmaktadır. 

1. Arama Çubuğunun Kullanımıyla

• İlk olarak, Gmail giriş yapınız. Filtrelemek istediğiniz herhangi bir anahtar kelimeyi veya e-posta adresini “Gmail’in arama çubuğuna” yazın ve işiniz bittiğinde “arama seçeneklerini göster” filtreleme simgesine tıklayın. 
• Filtreleme simgesine tıkladığınız anda açılan bir pencere göreceksiniz. Bu pencere, filtrelerinizi hassaslaştırmanıza detaylı şekilde yardımcı olacaktır. Devam etmek için işiniz bittiğinde “filtre oluştur” seçeneğine tıklamanız yeterlidir.
• Düzenlemeyi bitirdiğinizde, bu filtre istediğiniz aramayı sizin içinyapacaktır. Örneğin, “kitap” anahtar kelimesini içeren ve “kitaplar@books.com” adresinden gelen tüm e-postaların birincil gelen kutusu yerine arşiv klasörüne gitmesini istiyorsanız , gerekli filtreyi uygulamanız yeterlidir.
• Filtre oluştur seçeneğine tıkladığınızda, “kitaplara anahtar kelimesine sahip olan ve “kitaplar@books.com” e-posta adresinden gelen tüm e-postalar artık “arşiv” klasöründe görünecektir. 

Not: Her zaman “eşleşen konuşmalar için bir filtre uygula” seçeneğini tıkladığınızdan emin olun. Bu filtreleme, aranan kelimenin ve mail adresinin kategorisine giriyorsa, önceden var olan konuşmaları da aynı klasöre ekleyecektir. 

2. Gmail’deki Ayarlar Menüsünden bir Filtre oluşturarak 

• Gmail hesabınızın ana sayfasındaki “Ayarlar (Dişli Çark)” simgesini tıklayın.
• Açılır menü penceresinde, “Tüm Ayarları Görüntüleyin” seçeneğine tıklayın.
• Ayarlar penceresinde karşınıza çıkan “Filtreleri ve Engellenen Adresler” bölümünü tıklayın. Bu pencereden Gmail’inizde önceden uygulanmış olan veya önceden varolan filtreleri görebilirsiniz.
• Ardından yeni bir filtre oluşturmak için karşınızdaki pencereden “Yeni filtre oluştur” seçeneğini tıklayın.
• Bu pencereden, yeni bir filtre oluşturmak için yukarıda anlattığımız şekildeki adımları izlemeniz yeterli olacaktır.

Yukarıdaki iki seçeneğe kullanarak mail hesabınız da yeni bir filtre oluşturabilir ya da var olan filtrelerinizi kontrol edebilirsiniz.

Filtrelerinin Kullanımı İle Ne Tür İşlemler Yapılabilir? 

 Gmail filtre sayesinde gerçekleştirebileceğiniz tüm eylemlerin bir listesi aşağıdaki gibidir:

• Gelen kutusunu atlayın – bir e-postayı arşivlemenize yardımcı olabilir, böylece e- posta klasörlerinin hiçbirinde görünmez. 
• Okundu olarak işaretle – Bir e-postayı okumadan okundu olarak işaretlemenizi sağlamaktadır.
• Yıldızla – Bir e-postanın önemli olması durumunda veya işle ilgili bir e-posta olması durumunda e- postayı yıldızlı yapmak için bunu kullanabilirsiniz. Aynı şekilde Yıldızlı dosyalara en solda bulunan yıldız simgesine tıklayarak ulaşabilirsiniz. 
• Etiket uygula – bir e-postaya belirli bir Gmail etiketi uygulamanıza olanak tanımaktadır. Sağa doğru geniş ok simgesi ile tanınır. 
• İlet – bu seçenek, bir e-postayı otomatik olarak başka bir e-posta adresine iletmenizi sağlar. 
• Silin – Önemsiz e-postaları çöp kutusuna gönderin.
• Asla spam’e gönderme – Gmail’e belirli bir e-posta grubunu asla spam’a göndermemesini söylemenizi sağlamaktadır. 
• Her zaman önemli olarak işaretleyin – Bu filtre sadece kendi başına önemli olan bir dizi e-postayı işaretler. 
• Asla önemli olarak işaretlemeyin – Bu filtreye gelen e-postalar asla önemli olarak işaretlenmeyecektir. 
• Şu şekilde sınıflandırın – sosyal, birincil, güncellemeler vb. gibi birkaç gelen kutusu kategorisi kullanıyorsanız, bu filtre Gmail’e e-postaları seçtiğiniz kategori altına eklemesini söylemektedir.

Gmail Filtre Nasıl Düzenlenir veya Silinir? 

Gmail’de bir filtreyi düzenlemek veya silmek için, ikinci filtre oluşturma yönteminde gördüğünüz adımların aynısını uygulamanız gerekmektedir. Aşağıdaki uygulamaları takip edin:

• Gmail hesabınızın ana sayfasındaki “Ayarlar (Dişli Çark)” simgesini tıklayın.
• Açılır menü penceresinde, “Tüm Ayarları Görüntüleyin” seçeneğine tıklayın.
• Ayarlar penceresinde karşınıza çıkan “Filtreleri ve Engellenen Adresler” bölümünü tıklayın. Bu pencereden Gmail’inizde önceden uygulanmış olan veya önceden varolan filtreleri görebilirsiniz.
• Bu ekranda görünen her filtre için bir düzenleme ve silme düğmesi göreceksiniz. Silme seçeneği ile filtrenizi silebilir veya düzenleme seçeneğine tıkladığınızda karşınıza gelen pencereden filtreniz üzerinde düzenlemeler yapabilirsiniz.

NOT:  Filtreyi değiştirirken e-postaların “onayla” anahtar kelimesini içermesini sağlayacak yeni bir koşul eklediğinizi varsayın. “Devam Et” seçeneğine tıkladığınızda, yeni bir pencere belirecek. Bu ekrandan seçtiğiniz koşullardaki mail ile ilgili filtrenin ne yapmasını istediğini seçebilirsiniz. İstediğiniz seçenekleri seçtikten sonra “Filtreyi Güncelle” seçeneğine tıklayın. Filtreniz düzenlenmiş olacaktır.

NOT 2: Birden fazla filtreniz varsa ve bu Filtreleri silmek istiyorsanız, filtrelerin solunda bulunan seçeneklerden silmek istediğiniz Filtreleri seçin ve alt kısımda aktif hale gelen “Sil” seçeneğine tıklayarak birden fazla filtrenizin silme işlemini uygulayın.

Gmail’de Filtrelerinizi İçe / Dışa aktarın

Eğer yeni bir Gmail hesabı açtıysanız ve bu hesabınızda daha önce kullandığınız Gmail hesabınızdaki filtrelerin aynısını kullanmak istiyorsanız, bir önceki Gmailinizde filtrelerinizi içe ve dışa aktarma seçeneklerini kullanarak, yeni hesabınızda bu filtreleri uygulayabilirsiniz.

• Gmail hesabınızın ana sayfasındaki “Ayarlar (Dişli Çark)” simgesini tıklayın.
• Açılır menü penceresinde, “Tüm Ayarları Görüntüleyin” seçeneğine tıklayın.
• Ayarlar penceresinde karşınıza çıkan “Filtreleri ve Engellenen Adresler” bölümünü tıklayın. Bu pencereden Gmail’inizdeki filtreleri görebilirsiniz.
• Yeni Gmail hesabınızda kullanmak istediğiniz filtreleri seçin ve ardından aşağıdaki “dışa aktar” seçeneğine tıklayın.
• Dışa aktar seçeneğini tıkladıktan sonra size bir Excel (XML) dosyası oluşturarak bu dosyayı bilgisayarınıza indirecektir. Bu Excel (XML) dosyasını bir metin düzenleyici kullanarak düzenleyebilir veya filtre kurulumunu da kolayca çoğaltabilmeniz için kaydedip başka bir Gmail hesabınıza aktarım sağlayabilirsiniz.
• Eğer yeni hesabınıza hazırda var olan filtrelerinizi aktarmak istiyorsanız yine aynı sayfadan alt kısımda bulunan “filtreleri içe aktar” seçeneğini kullanarak yapabilirsiniz.
• Filtreleri içe aktar seçeneğini tıkladıktan sonra karşınıza yeni Seçenekler gelecektir. Bu kısımdan “Dosya seç” e tıklayınız.
• Daha sonra karşınıza gelen pencereden Excel dosyanıza ulaşın. Dosyanızı bulduktan sonra sağ altta bulunan “Aç” butonuna tıklayın.
• Ardından “Dosya Seç” butonunun yanındaki “Dosya Aç” butonuna tıklayın. Filtreleriniz hesabınıza uygulanmış olacaktır.

Gmail Filtreli Operatörler

Gmail tarafından daha fazla kesin işlemler gerçekleştirmenize izin veren çeşitli operatörler desteklenir. Hatta bu güçlü aramaları hassas ve güçlü filtreler olarak kaydedebilirsiniz. 

Aşağıda, Gmail tarafından desteklenen operatörlerin ve gerçekleştirdikleri işlevlerin bir listesi verilmiştir.

• VE — varsayılan olarak Google, her arama terimini görünmez bir VE operatörüyle birleştirir. Örneğin, Ali ve Ayşe’yi ararsanız, gösterilen arama sonucu Ali ve Ayşe’yi içeren tüm e-postaları içerecektir.
• VEYA – bu terim, en az bahsedilen iki terim veya ifadeden birini bulmanıza yardımcı olur. Örneğin, Ali ve Ayşe için arama yaptıysanız, arama sonucu içinde “Ali ve Ayşe” ile ilgili bulunan tüm e-postaları gösterecektir. 
• “”(çift ters virgül) — bu terim, (büyük/küçük harfe duyarlı olmayan) ifadeleri aramanıza yardımcı olur. Örneğin, “atasözleri” için arama yaparsanız, arama sonuçları aynı ifadelere sahip e-postaları gösterir. 
• + (artı işareti) — tam olarak yazılan kelimeyi arar. Örneğin, “hatalar” için arama yaptıysanız, arama tüm e-postaları yalnızca “hatalar” için gösterecek ve “hatalar” için göstermeyecektir. 
• – (eksi işareti) — bu terim, belirli bir terimi olmayan e-postaları aramak için kullanılır. Örneğin, “zaman” için arama yaparsanız, sonuçlar “zaman” kelimesini içermeyen tüm e-postaları gösterecektir.
• ( )(parantez) – terimleri grup olarak arar. Örneğin, Ayşe Güler’i ararsanız, arama sonuçlarında Ayşe ve Güler geçen tüm e-postalar bulunur.

Gmail’de Olması Gereken Filtreler 

1. İstenmeyen Dosyaları Otomatik Silme

Bu filtre, e-postaların gelen kutunuza ulaşmasını engeller. Bu yöntem, e-postalar zaten gelen kutunuza girdikten sonra uğraşmak zorunda kalmanızdan çok daha iyidir. Ancak, Gmail’in engelleme butonunu da veya temel akıllı araçları da kullanabilirsiniz. 

Ayrıca, abonelikten çıkma isteğinizi yerine getirme niyetinde olmayan bazı spam gönderenlerle de karşılaşabiliriz ve siz de onları engelleyemezsiniz – isteseniz bile. Engelinizi aşan ve gelen kutunuza düşebilecek bazı e-postaları da bu filtreleme yöntemi arayabilir ve istenmeyen maillerden de bu şekilde kurtulabilirsiniz. Aşağıdaki filtreleme yöntemini inceleyiniz:

• Gönderenin e-posta adresini temel alan yeni bir filtre oluşturarak başlayın.
• Ardından Gmail’e bu e-postaları silme talimatı verebilirsiniz. 

2. E-postaları Okundu Olarak İşaretle

Bazı e-postaların diğerlerinden daha sık geldiği olmaktadır. Bu gibi durumlarda çok sık aldığınız emailler için bir filtre oluşturabilir ve bu e-postalarınızı okundu olarak işaretleme talimatı verebilirsiniz.

Bunun için:

• Yeni filtre oluşturmadaki bütün sıralamayı izleyiniz. (Yukarıda bahsedilmiştir.)
• “Gönderen” kısmına size en çok email gönderen adresi yazın, “alıcı” kısmına kendi adresinizi yazın.
• “Filtre Oluştur” butonuna tıklayın.
• Karşınıza çıkan ekrandan “okundu olarak işaretle seçeneğini” işaretleyin ve “filtre oluştur” butonuna tıklayın. Yeni filtreniz oluşturulmuş olacaktır.

3. E-postaları Belirli Kategorilere Taşıma

Gelen maillerinizi düzenlemenin en güzel yollarından bir tanesi de maillerinize kategorilere bölmektir. Gmail ana ekranında üst sekmelerden bu kategorilere ulaşabilirsiniz.

Yöntem 1

• İlk önce gelen kutusunda bulunan seçmek istediğiniz e-postaları seçin.
• Daha sonra yukarda bulunan sağ tarafa ok taşı simgesine tıklayarak seçtiğiniz maili istediğiniz kategoriye yerleştirin.

NOT: E-mailinizin ana ekranında bulunan “Ayarlar” simgesine tıklayarak, gelen kutusu türünden, öncelikli mail türünü de seçebilirsiniz. Örneğin, “ilk önce önemli olanlar” seçeneğini seçerek maillerinizde sıralama akışını değiştirebilirsiniz. Bu seçenek ile önemli olarak belirlediğiniz mailler ve mail adresleri en başta olacaktır.

Yöntem 2

Bu yöntem yeni bir filtre oluşturarak oluşturulmaktadır. Bir filtre oluşturmak için;

• Gmail ana ekranı > ayarlar simgesi > tüm ayarları görüntüleyin butonunu seçin.
• Gelen pencereden “Filtreler ve engellenen adresler” bölümüne tıklayın.
• “Yeni filtre oluştur”a tıklayın. Burada filtre oluşturmak istediğiniz email adreslerini veya anahtar sözcüklerini kullanın.
• Daha sonra “filtre oluştur” seçeneğini tıklayın.
• Gelen ekrandaki seçeneklerde bulunan uygulanacak kategori seçeneğinden istediğiniz kategori seçin. 
• Ve daha sonra filtre oluştur butonuna tıklayın. Filtreiniz oluşturulmuş olacaktır.

4. E-postalara Otomatik Olarak Etiket Ekleme

     E-postalarınıza otomatik olarak etiket ekleyerek önemli olan emaillerinizi kolaylıkla işaretleyebilir ve takip edebilirsiniz. Maillerinize otomatik olarak etiket eklemek için aşağıdaki yönergeleri takip edin;

• Gmail ana ekranı > ayarlar simgesi > tüm ayarları görüntüleyin butonunu seçin.
• Gelen pencereden “Filtreler ve engellenen adresler” bölümüne tıklayın.
• “Yeni filtre oluştur”a tıklayın. Burada filtre oluşturmak istediğiniz email adreslerini veya anahtar sözcüklerini kullanın.
• Daha sonra “filtre oluştur” seçeneğini tıklayın.
• Gelen ekrandaki seçeneklerden “Etiket Uygula” seçeneğinden eklemek istediğiniz etiketi seçebilirsiniz.

NOT: Eğer halihazırda etiketiniz yoksa “Etiket Uygula” seçeneğinin yanında bulunan aşağı ok simgesine tıklayarak, “Yeni Etiket” seçeneğinden yeni etiket ekleyebilirsiniz.

•  Daha sonra “Filtre Oluştur” butonuna basarak filtrenizi oluşturabilirsiniz.

5. Spam Gelen Kutusunu Otomatik Olarak Boşaltın

     Bu yöntem ile Gmailin size gönderdiği Spam maillerinizi otomatik olarak çöp kutusuna taşıyabilirsiniz. Bu yöntem e-postalarınızı Manuel olarak silmekten çok daha basittir.

Bu yöntemi aktif etmek için aşağıdaki yönergeleri izleyin:

• Gmail ana ekranı > ayarlar simgesi > tüm ayarları görüntüleyin butonunu seçin.
• Gelen pencereden “Filtreler ve engellenen adresler” bölümüne tıklayın.
• “Yeni filtre oluştur”a tıklayın. Burada filtre oluşturmak istediğiniz email adreslerini (silinmesini istediğiniz e-posta adreslerini “gönderena kısmına yazın. “Alıcı” kısmına kendi mail adresinizi yazın.) veya anahtar sözcüklerini kullanın.
• Daha sonra “filtre oluştur” seçeneğini tıklayın.
• Gelen pencerede bulunan seçeneklerden “Sil” seçeneğini işaretleyin ve daha sonra “Filtre oluştur”a tıklayın. Filtreniz oluşturulmuş olacaktır. Yazdığınız email adreslerinden gelen mailler otomatik olarak silinecektir.

Yukarıda anlatılan filtreleme yöntemleri Gmail’de hayatınızı kurtarabilecek yöntemlerdendir. Yukarıda anlatılan bir çok filtreyi gmailin mobil sürümünde de uygulayabilirsiniz. Bu filtreleri oluşturmak için bir mail hesabına sahip olmanız ve gmail.com giriş yapmanız gerekmektedir.

NOT: Gmail’de aynı anda 20 tane filtre oluşturabilirsiniz. Eğer 20’den daha fazla filtre oluşturmak isterseniz Gmail buna izin vermeyecektir, bu nedenle ya var olan filtrelerinizi düzenleyin ya da bazı filtrelerinizi siliniz.