Outlook mail gruplama özelliğini kullanarak gerekli olduğu durumlarda Outlook hesabınızı topluluklara açabilirsiniz. Outlook’un kullanıcılarına sunduğu en verimli ve kullanılabilir özelliklerden birisi gruplamadır. Gruplama özelliği sayesinde kullanıcılar birden fazla mail kullanıcısına aynı anda ulaşabilir. Outlook mail gruplama nedir ve Outlook mail gruplama nasıl yapılır sorularına yanıt bularak hem Outlook hesabınıza daha fazla hâkim olabilir hem de mail servisinin sunduğu ek hizmetler hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Outlook’ta Mail Grubu Oluşturma
Outlook mail gruplama, aynı anda bir adet maili birden fazla kullanıcıya ulaştırmayı sağlayan bir ek mail hizmetidir. Bu sayede kullanıcılar aynı maili kaç adet kullanıcıya iletmek isterse bunu rahatlıkla ve kısa süre içerisinde yapabilir. Outlook hesabında konforlu bir kullanım fırsatı sunan Outlook mail gruplama özelliğini kullanıcılar istedikleri zaman kullanabilir.
Outlook mail gruplama özelliği sayesinde istenilen sayıda kullanıcıya tek bir mail üzerinden ulaşmak mümkün olur. Gönderilecek mail içeriği hazırlandıktan sonra alıcıların sıra ile eklenmesiyle Outlook mail gruplama özelliği rahatça kullanılabilir. Günlük yaşamda aktif bir Outlook kullanıcısı iseniz, işlerinizi kolaylaştırmak için grup mail özelliğini kullanabilirsiniz.
Outlook’ta Otomatik Mail Grubu Oluşturma
Outlook mail gruplama özelliğini istediğini gibi yönetebilirsiniz. Kullanması ve kurması son derece kolay olan gruplama özelliğinde kişiselleştirilebilir birçok özellik bulunur. Herhangi bir grubun kurulumunu tamamladıktan sonra grup özelliklerini de kendinize göre şekillendirebilir ve kendinize özel bir mail grubuna sahip olabilirsiniz.
Outlook mail gruplama özelliği özellikle iş hayatında yaygın tercih edilir. Aynı konu üzerinde bilgilendirme yapılacağı durumlarda kullanıcılar kurumsal mail içeriklerini grup mail şeklinde alıcılarına iletir.
- İş hayatı dışında okullarda da sık kullanılan Outlook mail gruplama özelliği;
- Grup e-posta adreslerinin kullanılması ile kullanıcıların birbirine mail gönderebilmeleri
- Toplantılar ile etkinliklerin düzenlenebilmesi
- Herhangi bir proje üzerinde birlikte çalışma fırsatı yakalayabilme
- Aynı hobi ya da ilgi alanlarına sahip olan kişilere ulaşabilme ve bu kişilerle online görüşmelere katılabilme
Gibi özellikleri kullanıcılarına sunar. Outlook mail gruplama özelliğinin kullanıldığı diğer alanlar ise kuruluşlar, sınıflar ve ekipler şeklindedir. Çoklu iletişim ortamlarına ihtiyaç olduğunda devreye giren Outlook mail gruplama özelliğini aktif mail hesabınızda kullanıma açabilir ve alıcılarını kendiniz belirleyerek çalışma hayatınızda zamandan tasarruf sağlayabilirsiniz.
Outlook’ta Mail Gruplama Nasıl Yapılır?
Outlook’ta mail gruplama, farklı özellikler ile kullanılabilir. Outlook hesabınıza eriştikten sonra basit adımlar ile yani ileti grupları oluşturabilir ve ortak katılımcıların yer aldığı bir iletim ortamı oluşturabilirsiniz. Outlook’ta mail gruplama için aşağıdaki adımlar takip edebilirsiniz;
- Outlook hesabınızı açın.
- Ana ekranda Yeni İleti sekmesini bulun.
- Üst menüde yer alan Grup sekmesini tıklayın.
- Ardından Yeni Grup Oluştur butonunu tıklayarak işleme devam edin.
- Açılan grup oluşturma sekmesine kullanmak istediğiniz grup ismini girin.
- Grup ile ilgili istenen diğer bilgileri de ekleyin.
- Grup Ayarları bölümün ilerleyin.
- Grup ayarlarını gözden geçirin v e istediğiniz ayarı düzenleyin.
- Grup Oluştur butonuna basarak grup oluşturma işlemini tamamlayın.
Adımlar sonrasında istediğiniz grup hazırlanmış olacaktır. Gruba kişi eklemesi yapabilir ve Outlook’un sunduğu grup özelliğini kullanmaya başlayabilirsiniz. Outlook mail gruplama hizmeti standart ayarların yanı sıra Gelişmiş Ayarlar seçeneğine de sahiptir. Eğer daha özel ve kişisel grup ayarlarına ihtiyacınız varsa Gelişmiş Ayarlar alanına ilerleyerek ekstra sunulan ayarlar üzerinde değişikliğe gidebilirsiniz.
Outlook’ta Grubun Adını ve Bilgilerini Değiştirme
Outlook mail gruplama adımları ile istediğiniz kadar grup oluşturabilirsiniz. Grup oluşturma işlemi sonrasında eğer grup ile ilgili herhangi bir değişiklik yapmak isterseniz, grup adını ve açıklamasını değiştirmek için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir;
- Outlook ana ekranından “Gruplar” sekmesine tıklayın.
- Oluşturduğunuz grubu seçin.
- Grup görünümü açıldıktan sonra sol tarafta yer alan “Grup Ayarları” sekmesine göz atın.
- Açılan ayarlar ekranından “Genel Ayarlar” bölümüne ilerleyin.
- Açılan ekranda gerekli göreceğiniz ayarlamaları yapın.
- “Ayarları Kaydet” butonuna basarak yapmış olduğunuz ayarları kaydedin.
Dilediğiniz zaman yukarıdaki adımları takip ederek grubunuzun adını ve açıklamalarını değiştirebilirsiniz. Kişiler listesinde herhangi bir değişiklik yapmadan aynı grubu farklı bir isim ve farklı ayarlar ile kullanabilirsiniz.
Outlook mail gruplama özelliğinde değiştirebileceğiniz bir diğer özellik e-posta seçeneklerini değiştirmektir. E-posta seçeneklerini değiştirebilmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz;
- Outlook ana ekranına gelin.
- Gruplar sekmesini tıklayın.
- Oluşturduğunuz grup ismini seçin.
- Ekranın sol kısmında yer alan “Grup Ayarları” seçeneğine tıklayın.
- Açılan ek menüden “E-posta Seçenekleri” seçimini yapın.
- Açılan ekranda yer alan seçeneklere göz atın ve istediğiniz ayarları değiştirin.
Outlook mail gruplama bölümünde e-posta özelliğine dair yapabileceğiniz değişiklikler şu şekildedir;
- E-Posta Alt Bilgisi: Bu alandaki ayarlar kullanıcıların abonelik ile ilgili ayarlara ulaşabilmesini sağlar. Bu sayede kullanıcılar gruplar içerisinden iletiyi bulmak kolaylaşır.
- Yayın Yanıtlarındaki Hedefler: Yayın yanıtı hedefleri, herhangi bir grup mailine cevap verirken hazırlanan mail içeriğinin hangi hedefe gönderileceğini açıkça göstermeyi sağlar. Bu sayede herhangi bir grup mesajı oluşturulacağı durumda, alıcı kolay şekilde belirlenir ve zamandan tasarruf sağlanır.
- Mesaj Dizisi Modu: Mesaj dizisi modu sayesinde kullanıcılar bütün mesajları ayrı ayrı bir ekranda değil, otak bir panelde görüntüleyebilir. Görünüm ile ilgili yapılacak değişiklik ile toplu şekilde mesaj görüntülemek mümkün olur.
- Konu Öneki: Konu öneki özelliği gelen yeni e-postanın gruplardan gelen mesajlar olarak tanımlanmasını sağlar.
Ayarları dilediğiniz gibi değiştirebilir ve mail hesabınızda istediğiniz gibi bir kullanım ortamı oluşturabilirsiniz.
Outlook Mail Gruplama Yayınlama ve Paylaşım Özelliklerini Değiştirme
Outlook mail gruplama servisinde değiştirilebilecek en önemli özellikler yapılacak paylaşımın kimler tarafından görüntülenebileceğidir. Bunun yanında paylaşım ile ilgili ayarları da değiştirebilir ve tercihe göre daha kişisel şekilde kullanabilirsiniz. Outlook mail gruplama servisini kullanırken yaptığınız paylaşımın kimler tarafından görülebileceğini düzenlemek için;
- Outlook hesabınızı açın.
- Oluşturduğunuz grubu açın.
- Grup ekranına ulaştıktan sonra “Grup Ayarları” sekmesini açın.
- Grup Ayarları sekmesinde bulunan “Yayınlama Politikaları” seçimini yapın.
- Ardından bu ekranda bulunan ayarları gözden geçirin ve Outlook mail gruplama ile oluşturduğunuz grubun yayınlama özelliklerini dilediğiniz gibi değiştirin.
Outlook mail gruplama servisini kullanırken üyelerin kimliklerinin ne şekilde görüntüleneceğini dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz. Bunun için;
- Outlook hesabınızı açın.
- Hazırladığınız grup ismine tıklayın.
- Grup ekranını açtıktan sonra “Grup Ayarları” ekranına yönelin.
- Açılan ek menüden “Üye Gizliliği” seçimini yapın.
- Açılan ekranda bulunan zorunlu kimlik bilgileri alanına göz atın. Bu alanda dilediğiniz ayarı değiştirin.
- “Değişiklikleri Kaydet” butonu ile ekrandan ayrılın.
Outlook’ta oluşturduğunuz gruplamayı hangi üyelerin yönetebileceğini ve üyelerin rollerini kimin yöneteceğini belirlemek için;
- Outlook hesabınızı açın.
- Gruplar sekmesine tıklayın.
- Oluşturduğunuz grup ismine tıklayın.
- Grup ekranına ulaştığınızda sol hizada bulunan “Grup Ayarları” sekmesine tıklayın.
- Açılan ayarlar ekranından “Üye Moderasyonu” sekmesine tıklayarak ayar ekranına ulaşın.
- Açılan ekranda üyelere dair her türlü ayarı yapabilirsiniz.
- Değişiklikleri Kaydedin” butonu ile işlemi sonlandırın.
Outlook mail gruplama servisinde yapabileceğiniz son ayar kendinize ait abonelik bilgilerinizi değiştirmektir. Bunu yapabilmek için;
- Outlook hesabınızı açın.
- Gruplar sekmesine tıklayın.
- Grup isminize tıklayın ve grup ekranını görüntüleyin.
- Açılan ekranda sol hizada “Üyelik Ayarlarım” satırı yer alır.
- Ayarlar ekranına ulaştığınızda “Abonelikler” seçimini yapın.
- Abonelik ekranında e-postalar, özet, kısaltılmış mailler gibi farklı seçenekler yer alır. Bu ekrandan hangi mesajların gruplar dâhilinde yer alacağını, birleştirilen maillerin nasıl bir ekranda görüntüleneceği gibi ayarları istediğiniz gibi değiştirebilir ve abonelik seçeneklerinizi istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.
- Son olarak “Değişiklikleri Kaydet” butonuna tıklayarak yaptığınız ayarların kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.
Outlook mail gruplama ile oluşturduğunuz mail ileti grubu, siz grubu silmediğiniz sürece kullanılabilir. İhtiyaç olmadığını düşündüğünüz anda Gruplar sekmesine ulaşarak oluşturduğunuz grubu açabilir ve “Ayarlar” sekmesine ilerleyerek “Grubu Sil” seçenekleri ile grubu silebilirsiniz. Bu sayede bütün grupları istediğiniz zaman kullanımdan kaldırabilirsiniz.
Outlook Mail Gruplama Nasıl Yapılır? makalemizin sonuna geldik. Outlook hakkında daha fazla makale için Outlook Toplantı Daveti Kabul Etme Nasıl Yapılır? yazımızı ziyaret edebilirsiniz.
İçindekiler